手动将项目存档

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默认情况下,Outlook 使用自动存档功能定期将项目存档。 要了解详细信息,请参阅自动存档较旧项目。

您也可以在需要时手动存档项目。 这样,您可以控制存档哪些项目、存储位置以及项目经过多久后进行存档。

执行下列操作之一:

Outlook 2013:单击 "文件>信息" >清理工具">存档"。

存档

Outlook 2016 中:单击“文件”>“信息”>“工具”>“清理旧项目

清理旧项目

提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server,则存档和自动存档可能不可用。 您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。 有关详细信息,请与系统管理员联系。

单击“将该文件夹及其子文件夹存档”选项,然后选择要存档的文件夹。

“将早于该时间的项目存档”下,输入日期。

“存档”对话框

如果希望使用不同设置存档一些文件夹,您可以创建多个 .pst 文件。 例如,您可能希望“已发送邮件”文件夹中项目的保留时间长于“收件箱”文件夹中的项目

选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”框,以便存档从自动存档操作中排除的各个项目。 此选项并不是解除对这些项目的排除,而是仅在这次存档操作中忽略“不自动存档”设置。

单击“确定”。

关闭自动存档

要仅在需要时存档,请关闭自动存档。

单击“文件”>“选项”>“高级”。

在“自动存档”下,单击“自动存档设置”。

取消选中“自动存档时间间隔为 n 天”框。

对 Office 2010 的支持于 2020 年 10 月 13 日结束

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默认情况下,较旧的 Outlook 项目会定期自动存档。 若要了解有关自动存档的详细信息,请参阅使用自动存档备份或删除项目。

除了自动存档或替换之外,还可以手动备份和存档项目。 手动存档提供了灵活性,并允许你指定在存档中包含哪些文件夹,以及使用哪种存档 Outlook 数据文件(.pst)。

若要手动存档 Outlook 项目,请执行下列操作:

单击“文件”选项卡

单击 "清理工具"。

单击 "存档"。

单击 "将此文件夹和所有子文件夹存档" 选项,然后单击要存档的文件夹。 您选择的文件夹的任何子文件夹都包含在此手动存档中。

“将早于该时间的项目存档”下,输入日期。

“存档”对话框

如果不想使用默认文件或位置,请在 "存档文件" 下单击 "浏览" 以指定新的文件或位置。 通过浏览找到所需的文件,或输入文件名,然后单击"确定"。 目标文件位置将出现在 "存档文件" 框中。

选中 "包含具有" 不自动存档的项目 "复选框,以包括任何可能被单独标记为从自动存档中排除的项目。 此选项不会将此排除项从这些项目中删除,而是忽略仅此存档的 "不自动存档" 复选框。

关闭自动存档

如果您只想手动存档,则必须关闭自动存档。 请执行以下操作:

单击“文件”选项卡。

单击“选项”

在 "高级" 选项卡的 "自动存档" 下,单击 "自动存档设置"。

清除 "自动存档时间间隔为 n 天" 复选框。

"自动存档" 默认情况下处于打开状态,按计划的时间间隔将旧项目自动移动到存档位置。 但是,你可以手动将项目备份并存档到你指定的位置。

注意: " Microsoft Office Outlook 2007 自动存档" 设置可自定义。 您可能会发现自动存档可以满足您的需求,而不是手动备份或存档项目。 有关详细信息,请参阅使用自动存档备份或删除项目。

在 "文件" 菜单上,单击 "存档"。

选择 "将此文件夹和所有子文件夹存档" 选项,然后指定 "存档项目早于" 下的日期。

文件夹列表中的已存档文件夹

如果不想使用默认文件或位置,请在 "存档文件" 下,单击 "浏览" 以指定新文件或位置。

如果要替代以前的设置以不自动存档特定项目,请选中 "包含带有" 不自动存档的项目 "复选框。 如果你选择在此过程中手动存档这些项目,则这些项目将再次受到 "不自动存档" 设置的制约,除非你在将来再次手动重写该设置。

单击“确定”。

注意: Outlook 会自动为指定文件夹和位置中的项目创建另一个存档文件。

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